滦平县职教中心档案管理制度

滦平县职业技术教育中心

滦平县职教中心档案管理制度

为了规范学校档案管理，现制定档案管理制度如下：

(一)学校安排主管校级领导分管档案工作，建立综合档案室  和档案专柜。配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专(兼) 职人员，并保持相对稳定。

(二)要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日 程;纳入分管领导和档案员工作职责;纳入教职工范围和考核奖惩 制度。

(三)档案人员的主要任务:

1.负责单位文书、教学、教育、招生就业、实习实训、成教 培训、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定 销毁工作。

文书档案:是指学校党、政、工、团 (队)在实际工作中形成的 文件材料。

教学档案:是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文 件材料。

教育档案:是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。 招生就业档案:是指学校在招生就业活动中形成的文件材料。

实习实训档案:是指学校学生在实习实训活动中形成的文件 材料。

成教培训档案:是指学校在招生就业活动中形成的文件材料。

会计档案:是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。

后勤档案:是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材 料。

2.凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部 门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

3.学校综合档案的归档时间:文书、会计档案材料每年四月份 进行立卷归档;教学、教育、招生就业、实习实训、成教培训等档 案材料于每学年结束后立卷归档。后勤档案和设备、仪器档案材 料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

4.学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

5.卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发 文应有定稿、 印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应 有综合、旁证、个人交待和处理结果。

6.卷内文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后; 批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要 编写张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。 不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

7.案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称， 能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用 毛笔正楷字填写，字迹要工整清洁。

8.文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的 原则对案卷进行必要的加工整理、编 目、登记和统记，做到排列 有序，并按年代和保管期限编号。

(四)综合档案室要做到有专室、专柜、专(兼)职人员负责， 切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

(五)借阅制度

1.外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

2.严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅 自摘录和复制。

3.爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

4.经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材 料，必须校对无误后盖章。

5.外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登 记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。

(六)档案工作人员要熟悉档案， 了解需求，积极主动地做好 档案的提供利用工作。档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、 基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索 工作和参考资料，为提供利用档案创造条件。

(七)学校档案的鉴定与销毁。学校综合档案室应按上级教育 行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。认真做好档案的 鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁 意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审 批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字， 防止失密。

滦平县职业技术教育中心 2024 年 3 月 4 日

滦平县职教中心档案管理工作领导小组

为了加强学校对档案工作的领导，规范和完善档案管理工作。 现成立学校档案管理工作领导小组：

组 长：陈淑玲（校党委书记） 常务副组长：王阁（校长）

副组长：闫秀秋（副校长）

贾明军（副校长）

李汉超（副校长）

康文武（纪委书记）

贾冬雪（副校长）

赵学龙（办公室主任） 王海军（党委办主任）

成员：王学刚（教务处主任） 叶金才（教科研主任） 程玉权（督考处主任） 侯占森（德育处主任） 孙海波（安稳处主任） 郝志鹏（团委副书记） 孙秀东（总务处主任）

郭文锋（招生就业办主任） 于振兴（成教部主任）

杨 静（农林牧专业部主任）

高云峰（信息技术专业部主任） 张立超（机械制造专业部主任） 关秋菊（艺术服务专业部主任） 穆 明（幼儿保育专业部主任）  李红飞（校务办公室副主任）

学校档案管理办公室设在校务办公室，具体负责学校档案的 管理工作。下设主任由赵学龙兼任，副主任由李红飞兼任。成 员： 王玉玲及各处室的具体管理档案的工作人员。

滦平县职教中心档案管理自查报告

根据《中共滦平县委办公室关于开进一步建立健全全县档案 工作责任制的通知》安排，学校高度重视，根据学校档案管理工 作的规章制度，认真开展自查自纠工作，现将自查情况汇报如下:

一、提高认识，加强管理

学校档案管理工作全县档案管理工作重要组成部分，是学校 持续性地开展工作，不断上水平，上台阶的一项重要工作。学校 领导班子高度重视档案管理工作成立了校长任组长，各位副校长 任副组长，各处室、级部主任和工作人员共同参与的管理和落实 工作任务的专门领导机构。学校档案工作由学校办公室牵头进行 管理和运作，德育、教务、财务、后勤、招办就业、实习实训、 成教培训等各个处室具体参与对档案工作实行综合管理。学校重 要档案集中在学校综合档案室，各处室的档案定时移交到学校档 案室，进行统管统用。在 日常工作中注重档案积累、规范和管理， 由学校办公室具体负责制定档案工作发展规划和年度计划。

我校档案管理工作实行责任到人，有明确领导分工，一把手 亲自抓，学校各位副校长和各位主任负责主管方面的档案。办公 室具体统筹管理，并形成一个完备档案管理网络，各个处室负责 人具体抓，搜集整理和报送档案资料。

为确保工作连续性，对档案管理工作人员相对固定，如有人

员调动，在工作岗位进行变更时都能够及时妥善地办理档案移交 手续。各处室和级部都安排了具体管理档案管理人员。 定期对档 案管理工作责任人和工作人员进行培训学习《档案管理办法》《档 案保管制度》 《档案借阅制度》 《现代化管理制度》等促使大家 对档案管理工作标准化、规范化、现代化有一个明确认识也容易 形成共识形成合力。

学校定期组织中层以上领导干部和工作人员学习、宣传《档 案法》和《河北省档案条例》及国家有关档案法规、标准规范派 出专门技术人员参加县档案局档案管理工作业务培训，提升学校 档案管理工作水平，保障了档案收集、整理、保管、鉴定、统计、 借阅利用和保密等环节连接。

二、配齐设备，物质保障充分

学校设立专门档案室并配齐专门档案橱，注重了防火、防盗、 防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，落 实档案柜数量充足且质量好，档案装具符合国家有关要求，案卷 使用无酸盒，学校配备专门微机进行管理。

三、强化业务 ，提升水平

我校对所使用文件材料及时归档归档率达到 98%以上，归档文 件制成材料符合质量要求，书写材料和纸张都严格按照规定去使 用，在交接时应有完备交接手续。文件编排有序，卷内文件排列 有序，并按照要求进行了编号卷内文件目录、备考表填写规范清

晰，卷内文件整齐无金属装订物编目规范，排架合理案卷封面填 写规范、清晰案卷标题简明、准确案卷排列有序，对所有档案进 行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。

四、存在不足

对照上级要求，我们在硬件设施上还存在着很多不足，急需 改进。总之，通过这次检查，查漏补缺，努力整改，提升我校档 案管理工作水平， 不断把档案管理工作再上一个新台阶。